Menyederhanakan Tata Kelola Kampus Dengan Satu Kali 'Klik'

Di era kompetisi yang semakin ketat, perguruan tinggi memerlukan tata kelola yang sangat baik. Semua stakeholder di dalamnya harus dilibatkan. Tentunya keterlibatan mereka akan menghasil ribuan atau bahkan ratusan ribu data.

Berbicara tentang data, Big Data dianggap sebagai teknologi yang dapat membantu meningkatkan kemampuan mahasiswa dan efektivitas dosen dalam melakukan pengajaran. Selain itu, Big Data juga dapat mengurangi beban kerja administratif pengajar di perguruan tinggi bila digunakan secara tepat.

Dengan begitu, pihak kampus akan dengan mudah mengelola informasi baik itu aktivitas civitas akademika maupun data-data lain seperti CCTV kampus, pengelolaan sarana maupun prasarana, dan sebagainya. Hal ini sangat penting untuk membangun ekosistem kampus agar lebih efisien dan tepat untuk mencapai cita-cita kampus itu sendiri.

Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang (UIN Malang) berkomitmen dalam membangun ekosistem tersebut. Mereka berharap segera mewujudkan Smart and Green Islamic University. Hal ini karena urgensi mereka memerlukan One Gate System (OGS) dan Big Data. Dimana, hanya dengan sekali akses, sistem akan menyediakan keseluruhan data yang diperlukan.

Hal ini disampaikan oleh Dr. H. Ahmad Hidayatullah, M.Pd, sebagai Kepala Biro Administrasi Umum, Perencanaan, dan Keuangan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang pada kunjungannya bersama anggota lembaga lainnya di Living Lab Enygma, Jumat (6/1/2023). Pihaknya menyebutkan bahwa cita-cita ini sudah dicanangkan sejak dua tahun lalu namun belum terlaksana hingga sekarang.

"Kita sudah mencanangkan ini dua tahun lalu. Saya tidak mau lagi ini hanya sebatas wacana atau angan-angan. Sudah waktunya untuk segera mewujudkan hal ini,” kata Ahmad.

Berbagai kendala mereka hadapi seperti menentukan bagaimana agar sistem ini bisa aman dan saling terintegrasi dengan banyak entitas di dalam kampus. Mereka tak ingin asal pilih untuk sistem kampus yang berkelanjutan ini.

Layaknya sebuah kota, kampus memiliki banyak entitas dan aktivitas yang ada di dalamnya. Arsip-arsip kampus pun tidak bisa lagi ditampung di dalam ordner. Kalaupun disimpan dalam komputer juga belum tentu aman.

Ditambah lagi, persoalan banyaknya fakultas yang memiliki sistem informasi dan kebijakan masing-masing. Tentunya proses administrasi menjadi lebih rumit ketika menyangkut lintas jurusan atau lintas fakultas.

Hal itulah yang ingin disederhanakan oleh UIN Malang. Sehingga, kebutuhan antar entitas dapat diakses dalam satu kali klik meskipun melibatkan jurusan atau fakultas berbeda. Rantai panjang surat menyurat juga dapat dipotong untuk mempercepat proses administrasi.

Disisi lain, UIN Malang menyadari bahwa teknologi telah mengubah wajah pendidikan. Bahkan, kegiatan pembelajaran yang semula offline sekarang telah beralih ke online. Menyikapi hal tersebut, mereka yakin teknologi akan membantu dan mempermudah sistem administrasi yang ada menjadi bentuk yang lebih sederhana.

Kolaborasi Big Data dengan OGS ini akan membantu kampus untuk mencapai tujuan mereka, baik secara akademis maupun akreditasi dengan aman. Memanfaatkan Big Data juga membantu kampus untuk memutuskan metode pembelajaran atau kurikulum yang tepat untuk mahasiswa. Sedangkan OGS dapat memberikan investasi waktu yang lebih banyak kepada kampus. Sehingga mereka bisa memanifestasikan waktu untuk hal suportif lainnya yang membutuhkan energi dan waktu lebih.

Menanggapi kedatangan UIN Malang, Direktur Utama PT Enygma Solusi Negeri Erick Karya menyambut mereka dengan tangan terbuka. Apalagi ini kesadaran UIN dalam perwujudan smart campus selaras dengan salah satu motto dari Enygma yaitu “simplify governance” atau intinya menyederhanakan tata kelola.

Penyederhanaan tata kelola ini sangat penting dilakukan karena di tengah teknologi yang semakin canggih, manusia modern dituntut untuk bekerja lebih cepat. Sehingga tidak ada alasan untuk menjadi lamban atau administrasi yang butuh proses panjang.

“Kita punya motto simplify governance atau menyederhanakan tata kelola. Jangan menganggap tata kelola ini remeh. Ini sangat penting untuk menentukan seberapa tepat dan cepat kampus atau lembaga lain mencapai tujuan mereka, Tentunya dengan sistem yang aman,” kata Erick.

Menurutnya, dengan adanya teknologi seharusnya bisa menyederhanakan hal-hal lain yang mungkin sejak awal memang tidak diperlukan. Alih-alih mempekerjakan 10 orang untuk memindahkan barang dengan berat 100 kilogram, kita dapat mempekerjakan satu orang sebagai operator forklift yang memindahkan beban dengan berat yang sama. Tentunya hal tersebut lebih efisien dan efektif.

Sama halnya di kampus. Rantai panjang administrasi selalu menjadi keluhan mengapa sistem di dalam akademik menjadi lambat. Contohnya, mahasiswa ingin mengakses fasilitas di fakultas lain karena kebutuhan penelitian skripsi malah dipersulit dengan surat menyurat. Atau dosen yang ingin mengakses informasi mahasiwa guna kebutuhan bimbingan juga dipersulit karena masalah birokrasi. Permasalahan ini yang harus segera diselesaikan.

Selain itu, kunjungan UIN kali ini juga merupakan tindak lanjut dari pertemuan sebelumnya. Dalam pertemuan kedua itu, kedua pihak membahas masalah teknis yang nantinya akan diimplementasikan apabila platform administrasi kampus ini dijalankan. Sebagai penyedia layanan, Enygma juga berkomitmen untuk memberikan platform yang aman dan terintegrasi satu sama lain.

“Data itu bukan hanya sekadar sebagai informasi tetapi juga bisa memberikan cerita. Misal di tahun ini keadaan seperti apa, tahun lalu bagaimana, dan di tahun-tahun berikutnya ini harus seperti apa,” kata Erick.

Ia sepakat bahwa dalam memberikan keputusan, data bisa menjadi objek yang memuat akurasi tertinggi dibandingkan pandangan subjektifitas seseorang. Sehingga, kampus dapat membuat kurikulum yang tepat agar sistem keberlanjutan dapat tercapai. Kepentingan ini bukan semata-mata untuk kampus saja, melainkan juga untuk sumber daya manusia kedepannya.

Kesadaran UIN Malang akan pentingnya Big Data bisa menjadi percontohan untuk kampus-kampus lainnya. Bukan hanya di Kota Malang melainkan juga di seluruh Indonesia. Apalagi, saat ini pemerintah begitu gencar menuju Smart City. Hal ini akan menjadi kolaborasi yang sangat baik jika keduanya dapat dijalankan secara bersamaan.